Prije nego uopće “zaronimo” u ovu temu, zamolit ću vas da mi odgovorite na sljedeće pitanje: koji je najveći izazov s kojim se vaši kolege ili zaposlenici trenutno suočavaju? Slobodno uzmite koju minutu da biste razmislili o odgovoru. Zapišite ga na komad papira, te onda nastavite s čitanjem.

Što ste zapisali? Radi li se o izazovu koji je (više ili manje) komunikacijske prirode? Vjerujem da će većina odgovoriti potvrdno. Interna komunikacija koja je loša, neadekvatna ili čak nepostojeća – suštinski je uzrok većine međuljudskih problema u kompanijama današnjice. Kada bismo i išli raditi popis tih problema, on bi uvelike promašio okvire ovog bloga. Ipak, to ne znači da se ne možemo osvrnuti na nekoliko “vrućih komunikacijskih tema” koje mogu biti “trn u oku” većini modernih tvrtki. Pa, krenimo!

 

Feedback

Postoji li u vašoj kompaniji kultura davanja feedbacka? Koliko često vašim kolegama ili djelatnicima dajete povratne informacije? I kako to izgleda? Ili trenutno mičete glavom lijevo-desno, znajući da u vašoj firmi povratnih informacija ima “na kapaljku”, a i kad ima, naglašava se samo ono negativno?

Kakav god stav imali o njemu, feedback je neophodan da bismo profesionalno rasli i razvijali se. Trebamo ga davati, ali i znati primati. To je jedini način da povećamo znanje i svijest o nama samima. Zaslužujemo znati što radimo dobro, i gdje su nam najveći prostori za napredak – to je naše pravo. I što više povratnih informacija dobijemo, to imamo više materijala koji možemo iskoristiti za naš vlastiti napredak. Upravo je zbog toga i osmišljen 360° feedback, kako bi zaposlenici kompanija zaista dobili cjelovitu sliku o svojoj radnoj uspješnosti iz različitih izvora. Nažalost, neki menadžeri se plaše feedbacka. Misle da će njegovim davanjem povrijediti tuđe osjećaje ili uzrokovati bespotrebne konflikte. Lakše je onda šutjeti i praviti se da je sve u redu.

Zamislite da vam je nakon ručka ostao komad hrane na ustima, i da vam to nitko ne želi reći. Nastavljate sa svojim danom, pitajući se zbog čega vas drugi čudno gledaju – sve dok ne dođete do prvog ogledala i shvatite o čemu se radi. Feedback je upravo to – ogledalo.

 

Nedijeljenje informacija

Koliko ste se puta našli u situaciji u kojoj je vaš posao (ili vaši živci) stradao zbog toga što vam je neki od vaših kolega zaboravio proslijediti važnu informaciju? Ili nije htio? Ili od svog nadređenog niste dobili jasne upute i očekivanja za odrađivanje nekog radnog zadatka? Ili su te iste upute promijenjene “5 do 12”?

Imao sam prilike raditi s dosta kompanija, što manjih, što većih. Uzrečica koje se uvijek rado prisjetim je: “mala firma – mali problemi; velika firma – veliki problemi”. I iskreno, oduvijek su me fascinirale situacije u kojima se timska atmosfera naruši gotovo pa do nepopravljive razine upravo zbog tog razloga – ne dijele se informacije. Jedan kolega drugome zaboravi proslijediti važan mail. Ili ne želi. Ili članovi čitavog tima ne komuniciraju sa svojim kolegama u drugom timu, koji se nalazi u sobi preko puta. Dopuštaju da ljubomora, zavist, pohlepa i ego interferiraju s kvalitetom interne komunikacije u kompaniji. Nemaju poštovanja niti obzira prema drugim kolegama.

Hajdemo ovu maloprije spomenutu uzrečicu malčice modificirati: što je firma veća, to bi trebala imati jasnije i više strukturirane komunikacijske kanale. Tko, što, kome, kada, koliko i zbog čega – samo su neka od pitanja na koja bi ti procesi trebali dati odgovor.

 

Preopterećenost informacijama i nedostatak slušanja

Koliko mailova dobijete dnevno? Uspijete li ih sve pročitati? A koliko vam puta zazvoni mobitel? Kolega “upadne” taman dok ste usred nekog posla? I koliko vam onda treba vremena da ponovno vratite visoku razinu koncentracije?

Često se događa da, zbog toga što smo i mi sami preopterećeni vlastitim poslom, druge ometamo u njihovom radu. Trebaju li (i mogu li, u krajnjoj liniji) svi znati sve? Trebamo li tog kolegu zaista uključiti u ovaj razgovor? Je li ovo pravi trenutak da s njim podijelim tu informaciju? Je li me on uopće spreman čuti?

Nažalost, komunikacija nam se svela na to da – samo pričamo. A dok šutimo, umjesto da zaista slušamo drugu stranu, često samo razmišljamo o tome što ćemo sljedeće reći. Zaboravili smo slušati. Gotovo pa u svakom treningu komunikacijskih vještina pronaći ćete aktivno slušanje kao jednu od osnovnih tema. I svi znamo što je aktivno slušanje, međutim da li zaista “aktivno” slušamo drugu stranu? Čak i ako jesmo, ima li ona dojam da je aktivno slušamo? Koliko bi se nesporazuma, konflikata, trzavica, nerazumijevanja i podrazumijevanja moglo riješiti samo kada bismo se od sutra odlučili pozabaviti tom stvari – slušanjem. Epiktet je još u antičkog Grčkoj rekao da imamo dva uha, a samo jedna usta, što znači da bismo trebali duplo više slušati nego govoriti.

 

Previše e-mailova

E-mailove smo već spomenuli, te ću im posvetiti posebno poglavlje. Kako se osjećate kada ujutro dođete na posao i otvorite svoj mail preglednik, a pristigla pošta nikako da – pristigne u cijelosti? Ta šalica kave s kojom ste sjeli za računalo i kojoj ste se tako veselili ubrzo prestaje biti izvorom zadovoljstva.

Ruku na srce, ponekad ne možemo smanjiti količinu mailova od klijenata, kupaca i vanjskih dobavljača. Ali neke interne stvari u kompaniji puno će lakše i brže biti riješene ako ustanemo sa svojih računala i popričamo o tome. Osobno sam nebrojeno puta svjedočio situaciji u kojoj se kolege međusobno “prepiru” preko poslovnih mailova, a sjede u sobama jedan nasuprot drugog! Oni s malo pasivno-agresivnijim komunikacijskim stilom često će se onda “ventilirati” putem maila, stavljajući u CC od direktora do čistačice – jer lakše je “olakšati dušu” kada nas “štiti” ekran našeg računala ili pametnog telefona.

Nije na odmet prisjetiti se da mailovi čine svega 7% komunikacije. Znate li što to znači? Donosimo zaključke na temelju 7% informacija! A gdje je ostalih 93%? Kolika je vjerojatnost da napravimo pogrešku i donesemo krivi zaključak? Velika. Pokažimo proaktivnost, ustanimo i otvoreno popričajmo s našim kolegama – pa ljudi smo na kraju dana.

 

Onboarding

U slučaju da vaša kompanija zapošljava puno novih djelatnika, kakav je onboarding proces za njih? Je li strukturiran, ili ih “bacate u vatru” i puštate da se snalaze? U glavi novozaposlenih (posebice ako se radi o mladim osobama) često se “roji” velik broj misli koje ih mogu opterećivati. Kada se tim zaposlenicima ne posvetimo kako treba, njihovu situaciju samo činimo još gorom.

Već nekoliko jednostavnih onboarding pravila i procedura može biti dovoljno. Želimo da se naši novi zaposlenici od prvog dana osjećaju kao ravnopravni članovi tima – ne kao “zadnja rupa na svirali”. Prepuštajući onboarding slučaju suštinski povećavamo vjerojatnost za nerazumijevanje i ostale prepreke u komunikaciji, a posljedično i za javljanje negativnih emocija.

 

Nove generacije

Još jedna pojava koja se gotovo pa preko noći “ušuljala” u moderno poslovanje, te je uvelike promijenila komunikacijske trendove. Mlađi milenijalci i generacija Z su nestrpljivi i ne vole čekati – te komuniciraju na isti takav način. Žele odgovor na svoje pitanje što prije, po mogućnosti jučer. E-mail je za njih stvar prošlosti, te su se “prebacili” na 101 alternativnu komunikacijsku platformu. A koje od njih vi koristite u svojoj kompaniji?

S ovom pojavom možemo se boriti koliko želimo, međutim to je unaprijed izgubljena bitka. Brojna su istraživanja potvrdila da mlađe generacije (čijih pripadnika ima sve više u poslovnom svijetu) komuniciraju na drugačiji način. Drugačije gledaju na svijet, pa tako i na radno mjesto. Drugačije stvari su im važne. Nepronalaženjem kompromisa i zajedničkog jezika međugeneracijski timovi mogu biti osuđeni na propast. Tko bi uopće trebao napraviti prvi korak? Ostavit ćemo odgovor na to pitanje za jedan od sljedećih blogova – zasad ćemo ga samo osvijestiti.

 

Organizacijska kultura

Kako biste definirali ovaj pojam? Kakva je kultura u vašoj kompaniji? Čime se vaša tvrtka bavi? Koja joj je misija, vizija, temeljne vrijednosti i ciljevi koje nastoji ostvariti? A kako se sve to komunicira prema njenim zaposlenicima? Koji god odgovor dali na ova pitanja, neminovno je da je komunikacija sastavni dio kulture svake kompanije. Kako komuniciramo? Kako se odnosimo jedni prema drugima? Postoje li neka nepisana komunikacijska pravila ili norme koje poštujemo kao tim?

Neki HR stručnjaci reći će vam da je usklađenost osobnih vrijednosti zaposlenika s vrijednostima kompanije jedan od najvažnijih prediktora radne angažiranosti i retencije – i ja ću reći da su u pravu. Posebice kada se radi o mlađim generacijama koje smo maločas spomenuli. Nažalost, puno je kompanija u kojima su vizija i misija samo “mrtvo slovo na papiru” – odnosno, mrtvo slovo na zidu. Ponaša li se top menadžment zaista u skladu s onim što propagira? Što im je važno? Brinu li se za svoje zaposlenike? Vode li vlastitim primjerom?

Organizacijska kultura aspekt je poslovanja koji leži u najdubljim dijelovima organizacije. I upravo zbog toga ima toliko intenzivan i nesvjestan učinak na zaposlenike. A interna komunikacija osnovni je dio te kulture.

 

U redu, i što ćemo sad? Nabrojali smo poprilično velik broj izazova. Vratimo se na trenutak na naslov ovog bloga koji kaže “jesmo li spremni preuzeti odgovornost?” U tome je i poanta – odgovornost je uvijek i u svakom trenutku u našim rukama. I da, na prvu se može činiti golema. Najčešće i jest kada počnemo osvještavati neke stvari. Međutim, odgovornosti se ne treba plašiti, njome samo treba znati upravljati – jer ona u sebi nosi enormni potencijal za bolje sutra.

Kolumna za Poslovni FM radio

 

 

Prvi saznajte kada objavimo nešto novo – prijavite se na naš newsletter!

         
     

Za pretplatu molimo potvrdite da niste robot:

Image designed by Freepik