Opis posla je papir koji nikome ne nedostaje dok se ne dogodi nešto od ovoga: netko ospori svoju plaću, dvoje ljudi se posvađa oko toga čije je nešto bilo, ili treba popuniti radno mjesto pa se ne zna što se točno traži.
Tada se ispostavi da je to jedini dokument iz kojeg se sve ostalo izvodi, od raspona plaće do toga tko koga smije zamijeniti. Ono što ga čini neugodnim nije pisanje nego to što se pri pisanju mora odlučiti nekoliko stvari koje su godinama namjerno ostale nedorečene.
Zašto se sve oslanja na taj papir
Zato što se plaća ne veže uz čovjeka nego uz posao.
Ako dvoje ljudi radi isti posao, a plaćeni su različito, razlika se mora objasniti nečim što se tiče posla: složenošću, odgovornošću, samostalnošću, uvjetima rada. Sve to su stvari koje ili stoje u opisu ili ne postoje. Bez njega imaš samo svoju procjenu, a procjena nije obrana ni pred radnikom, ni pred inspekcijom, ni pred sudom.
Isto vrijedi i za sve drugo. Oglas se piše iz opisa, pitanja na razgovoru izvode se iz oglasa, ocjena učinka mjeri ono što je u opisu, a napredovanje znači prelazak na opis s većim zahtjevima. Kad taj papir ne postoji, svaki od tih koraka radi se po dojmu, i to se poslije vidi na svakom od njih.
Kako izgleda opis koji je dovoljan
Stane na jednu stranicu. Ondje piše što se na tom mjestu radi, o čemu čovjek odlučuje sam, s kim surađuje i po čemu se zna da je posao dobro odrađen; sve preko toga se ionako ne čita.
Sadrži svrhu radnog mjesta u jednoj rečenici, pet do osam glavnih zadataka, ono za što čovjek odgovara i o čemu smije sam odlučiti, kome se obraća kad zapne, i što se traži da bi netko taj posao mogao raditi. Ništa više.
Ono što se najviše griješi jest da se opisuje sve što čovjek ikad radi, pa opis naraste na četiri stranice i postane neupotrebljiv. Popis od trideset zadataka ne govori ti ništa o tome što je bitno, a upravo to trebaš kad odlučuješ o plaći.
Koliko traje za firmu od dvadeset ljudi
Jedno popodne po skupini poslova, ne po čovjeku. Za firmu od dvadesetak ljudi to je pet do osam razgovora, jer se opisi rade za mjesta, a ne za ljude koji ih trenutno drže.
U firmi od dvadeset ljudi obično postoji pet do osam različitih poslova, a ostalo su iste uloge s više izvršitelja. Za svaki se sjedne s čovjekom koji ga radi i s njegovim nadređenim, jer ono što vlasnik misli da netko radi i ono što taj netko doista radi razlikuje se više nego što se očekuje. Nakon dva do tri takva razgovora obrazac se zna napamet i ostali idu brže.
Cijela stvar tako stane u dva do tri radna dana raspoređena kroz mjesec.
Najčešća greška
Prepisivanje s interneta ili od druge firme. Takav opis zvuči uredno i ne opisuje ništa, pa se prvi put kad zatreba pokaže da po njemu ne možeš obraniti nijednu odluku.
Takav opis izgleda uredno i potpuno je bezvrijedan, jer opisuje tuđi posao. Kad po njemu zaposliš, dođu ti ljudi za posao koji kod tebe ne postoji; kad po njemu ocjenjuješ, mjeriš stvari koje se u tvojoj firmi ne rade; a kad njime braniš razliku u plaći, prvo pitanje koje ćeš dobiti jest radi li taj čovjek doista sve što ondje piše.
Zato opisi radnih mjesta nastaju iz razgovora s ljudima koji taj posao rade, a ne iz predloška. To je i jedini način da ih poslije itko koristi.
