Dvadeset stavki na popisu, svaka opravdana, nijedna suvišna.
Za godinu dana pet ih je gotovo, deset stoji na pola, a pet nitko nije ni pokrenuo.
Kako nastane popis od dvadeset stavki
Zbrajanjem, i to je jedini razlog. Svaki novi zadatak dolazi s razlogom i nijedan se ne uspoređuje sa svim ostalima koji već stoje na popisu.
Svaki voditelj donese tri stvari koje su njegovom odjelu važne, ti dodaš svoje, netko se sjeti onoga što je prošle godine ostalo, i popis je gotov prije nego što je itko pitao stane li to u godinu. Nitko nije napravio ništa krivo; problem je što se popis nikad nije uspoređivao s kapacitetom, nego samo sam sa sobom. Usto postoji i tiha računica koju svi rade: ako moja stavka nije na popisu, moj odjel će ispasti manje važan, pa se stavke dodaju i onda kad ni onaj tko ih predlaže ne vjeruje da će se ostvariti.
Po čemu se biraju tri
Ne po važnosti nego po tome što se mijenja ako se naprave. Važno je gotovo sve, pa ta ljestvica ne razdvaja ništa; razdvaja tek pitanje što će stati ako se to ne napravi.
Za svaku stavku postavi dva pitanja: što će konkretno biti drugačije za šest mjeseci ako se ovo napravi, i tko će to raditi uz svoj redovan posao. Prvo pitanje izbaci polovicu popisa, jer se kod mnogih stavki ispostavi da odgovor glasi da bi bilo uredno. Drugo pitanje izbaci još trećinu, jer se pokaže da su tri stavke naslonjene na istog čovjeka, koji ionako nema vremena.
Ono što ostane obično su tri do četiri stvari, i to su tvoji prioriteti. Vrijedi ih izgovoriti jednom rečenicom svaku, tako da ih ljudi mogu ponoviti, jer prioritet koji se ne može ponoviti napamet ne postoji izvan dokumenta u kojem je zapisan.
Što se kaže o onima koje ispadnu
Da su ispale, i zašto, naglas. Ako se prešuti, ljudi ih drže na svom popisu i nastavljaju ih raditi u pozadini, pa se ništa nije ni oslobodilo.
Popis koji nestane bez riječi svima govori da odluke kod tebe nemaju obrazloženje, a onome tko je stavku predložio da nije vrijedilo ni objašnjenja. Rečenica koja to rješava kratka je: ovo ne radimo ove godine, jer nam je kapacitet ondje gdje jest, i vraćamo se na to u siječnju. Ljudi takvu rečenicu prihvate bez problema; ono što ne prihvaćaju jest da im stavka mjesecima visi kao da će se možda dogoditi.
Kako se prate kroz godinu
Kratko i redovito, jer prioritet koji se ne spominje prestaje biti prioritet za šest tjedana. Dovoljno je jednom tjedno proći popis i reći što je i dalje na njemu.
Jednom mjesečno, petnaest minuta po stavci: gdje smo, što je zapelo, treba li nešto odlučiti. Bez prezentacija i bez izvještaja. Ako se ista stavka tri mjeseca zaredom nije pomaknula, ne prebacuje se dalje nego se donosi odluka: ili joj se daje čovjek i vrijeme, ili se skida s popisa i to se kaže naglas. Treća mogućnost, da ostane i dalje visi, jedina je koja se u praksi bira, a jedina je koja ne vodi nikamo.
O tome kako se ta odluka donosi izvan svakodnevnog pritiska pišem kod strateških radionica.
