Pitanje dođe u prvom tjednu, obično u srijedu, i zvuči posve bezazleno.
– Slušaj, a što je točno moj posao?
– Pa ono što smo pričali na razgovoru.
– Dobro. A do koga to ide dalje?
Na prvo pitanje odgovoriš bez problema. Na drugo staneš, i to je onaj neugodan osjećaj koji poslije ne znaš objasniti.
Zašto se pojavi baš tada
Zato što je on jedini u firmi koji ne zna kako se stvari podrazumijevaju.
Svi ostali su svoj posao gradili godinama i njima pitanje ne pada na pamet; oni znaju što rade jer su to sami posložili. Novi čovjek nema tu povijest, pa traži ono što bi trebalo postojati, a najčešće ne postoji. Zato je njegovo pitanje najbolja besplatna provjera organizacije koju ćeš dobiti te godine, i vrijedi je iskoristiti dok traje, jer za mjesec dana i on će se prilagoditi i prestati pitati.
Što se pokaže kad se pokuša odgovoriti
Obično troje, i svako od njih je korisno. Ono što nigdje ne piše, ono što je krivo napisano i ono što se u međuvremenu promijenilo, a nitko nije ispravio.
Prvo, da se dio zadataka koje si nabrojio zapravo preklapa s nečijim tuđim, a nikad se o tome nije razgovaralo, jer su ta dvoje ljudi to riješili međusobno i nikome nije smetalo. Drugo, da postoje poslovi koje nitko ne pokriva, nego se rade kad zapne, obično oni koji su nastali usput u zadnje dvije godine. Treće, da za polovicu onoga što si rekao ne znaš tko odlučuje, nego se to svaki put dogovara, što u praksi znači da odlučuješ ti, samo to nigdje ne piše.
Ništa od toga se ne bi otkrilo da čovjek nije pitao.
Što se s time napravi odmah
Ne cijela reorganizacija. Dovoljno je da se za svako radno mjesto zna što je čiji posao i tko odlučuje kad se dvoje ne slože.
Tri rečenice.
Za preklapanje se dogovori tko od to dvoje što preuzima i to se kaže obojici. Za posao koji nitko ne pokriva odredi se ime, makar privremeno, jer posao bez imena uvijek završi kod onoga tko najmanje odbija. Za odluke koje se svaki put dogovaraju napiše se granica: do kojeg iznosa i u kojim situacijama čovjek odlučuje sam. Sve troje stane u jedan razgovor od pola sata i riješi polovicu onoga što bi inače mjesecima izlazilo na vidjelo kroz sitne nesporazume.
Kako se posao opiše u kratkom obliku
Na pola stranice i za tri mjeseca, ne za cijelu karijeru.
Napiše se svrha radnog mjesta u jednoj rečenici, dakle zbog čega to mjesto uopće postoji. Zatim pet do osam glavnih zadataka, ono za što čovjek odgovara i o čemu smije sam odlučiti, i kome se obraća kad zapne. To je sve. Popis od trideset stavki ne govori ništa, jer se iz njega ne vidi što je važno, a upravo to novi čovjek treba znati.
Piše se s njim, a ne za njega, jer se u tom razgovoru otkriju upravo one tri stvari iz prethodnog odjeljka.
Kako se to prenosi na ostala mjesta
Redom, ali ne odjednom. Prvo mjesta na kojima se najviše zapinje, jer se inače cijela stvar pretvori u projekt koji stane u drugom mjesecu.
Kad se jednom napravi za jedno radno mjesto, obrazac se zna i sljedeće ide upola brže. Za firmu od dvadesetak ljudi to su najčešće petero do osmero različitih poslova, a ne dvadeset, jer nekoliko ljudi radi istu ulogu.
Zato cijela stvar stane u dva do tri popodneva raspoređena kroz mjesec dana, i to je najjeftiniji temelj za sve što dolazi poslije, od plaća do ocjenjivanja.
O tome kako opisi radnih mjesta nastaju iz razgovora, a ne iz predloška, pišem zasebno.
